Účetnictví, nebo daňová evidence? Kdo co musí vést

Fotografka Jana fakturuje svatby a portréty. Petr s kamarádem vyrábí nábytek pod hlavičkou s.r.o. Oba podnikají, a přitom mají úplně jiné papírování. Petr si ho nevybral vůbec, Jana jen v mezích, které jí dává zákon. Jestli vedete účetnictví, nebo vám stačí daňová evidence, určuje zákon podle toho, kdo jste a kolik utržíte. Tady je přehled pravidel platných k září 2026.

Máte s.r.o.? Pak účtujete vždycky

Firma — s.r.o., akciovka nebo družstvo — vede účetnictví od prvního do posledního dne své existence. Nezáleží na tom, jestli obrací miliony, nebo zatím nevystavila jedinou fakturu: i čerstvě zapsané „eseróčko", které zatím leží v šuplíku, je účetní jednotka. Petr tedy účtovat musí, i kdyby letos nic neprodal (§ 1 odst. 2 a § 4 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví).

Jste živnostník? Nejspíš vám stačí daňová evidence

U podnikatelů bez firmy je výchozí stav jednodušší. Účetnictví přichází ke slovu, jen když:

• jste zapsaní v obchodním rejstříku,
• váš obrat za předchozí rok přesáhl 25 milionů korun,
• se pro účetnictví rozhodnete sami,
• jste společníkem ve „společnosti" (dřív se jí říkalo sdružení), ve které je aspoň jeden ze společníků účetní jednotkou z jiného důvodu,
• nebo vám to ukládá jiný zákon.

Když nic z toho neplatí, vedete daňovou evidenci — nebo si výdaje uplatníte procentem z příjmů, případně jste v paušálním režimu. Jana z úvodu tak účetnictví vést nemusí (§ 1 odst. 2 zákona o účetnictví).

Proč 25 milionů neznamená účetnictví hned od ledna

Hranice obratu se počítá se zpožděním, takže na přechod máte zhruba rok. Když obrat v jednom roce přesáhne 25 000 000 Kč, stáváte se účetní jednotkou od 1. ledna následujícího roku — účetnictví ale začnete vést až od začátku dalšího účetního období (§ 1 odst. 2 písm. e) a § 4 odst. 3 zákona o účetnictví).

Příklad: instalatér Marek má za rok 2026 obrat 26 milionů korun. Účetní jednotkou je od 1. ledna 2027, rok 2027 ale ještě dotáhne v daňové evidenci a účetnictví začne vést od 1. ledna 2028 (za současné úpravy a když je účetním obdobím kalendářní rok). Rok tedy má na výběr programu, účtový rozvrh a převod zůstatků. Přechod má i daňový dopad: hodnota zásob a pohledávek z evidence se promítne do základu daně — buď naráz, nebo rozloženě do devíti let (§ 23 odst. 14 zákona o daních z příjmů); podrobná pravidla přechodu má zákon v samostatné příloze. A pozor na chystaný nový zákon o účetnictví, o kterém je řeč na konci článku.

Na dvou věcech se chybuje nejčastěji:

• Rozhoduje slovíčko „přesáhl". Obrat přesně 25 000 000 Kč povinnost ještě nezakládá.
• Obrat nejsou všechny peníze na účtu. Počítá se obrat z podnikání — zjednodušeně tržby bez DPH za plnění v tuzemsku podle zákona o DPH (s jeho výjimkami, třeba u prodeje dlouhodobého majetku) a k tomu plnění osvobozená od DPH, která se do obratu pro DPH nepočítají. Není to ani čistý obrat ze závěrky (§ 1 odst. 2 písm. e) zákona o účetnictví ve spojení s § 4a zákona č. 235/2004 Sb., o DPH).

A kdo účetnictví jednou vede, nemůže z něj druhý den vycouvat: skončit smí nejdřív po pěti účetních obdobích po sobě, a to jen když povinnost netrvá z jiného důvodu (třeba kvůli obratu); dřív jen s koncem podnikání (§ 4 odst. 3 a 7 zákona o účetnictví).

Co vlastně je daňová evidence

Daňová evidence je jednodušší příbuzná účetnictví: zapisujete do ní příjmy a výdaje tak, abyste z nich spočítali základ daně, a vedete přehled o majetku a dluzích. Vede ji živnostník nebo jiná OSVČ (třeba lékař, tlumočník nebo autor), který neúčtuje, neuplatňuje paušální výdaje a jehož daň se nerovná paušální dani (§ 7 odst. 13 a § 7b odst. 1 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů).

Zákon nepředepisuje žádné knihy, formuláře ani program — záleží na obsahu, ne na tom, jestli evidenci vedete v sešitu, tabulce, nebo aplikaci. Závazně ale určuje, co se počítá do majetku a jak se oceňuje (§ 7b odst. 2 a 3). To je hlavní rozdíl proti účetnictví s účtovou osnovou a předepsanou závěrkou.

Prakticky se to pozná na penězích. V účetnictví patří výnosy a náklady do období, kterého se týkají, bez ohledu na to, kdy se zaplatily (§ 3 odst. 1 zákona o účetnictví). Faktura za práci odvedenou v prosinci je tak v Petrově firmě výnosem prosince, i když zákazník zaplatí v lednu; Janě, která vede daňovou evidenci, se stejná platba promítne do příjmů až v lednu, kdy peníze skutečně dostane.

Na dvě povinnosti se v daňové evidenci zapomíná:

• Konec roku i bez účetnictví. K 31. prosinci musíte zjistit skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů, zapsat ho a o případné rozdíly upravit základ daně (§ 7b odst. 4).
• Archiv na roky. Evidenci schovávejte, dokud běží lhůta pro stanovení daně: tři roky od konce lhůty pro podání přiznání (evidenci za rok 2026 tedy nejméně do jara 2030), některé úkony ji ale prodlužují nebo spouštějí znovu a zpravidla končí nejpozději po deseti letech; u let s daňovou ztrátou může běžet výrazně déle (§ 7b odst. 5 a § 38r odst. 2 zákona o daních z příjmů, § 148 daňového řádu).

Paušální výdaje: méně papírů, ale ne žádné

Kdo si uplatňuje výdaje procentem z příjmů, nemusí pro daň z příjmů dokládat jednotlivé výdaje — v procentu jsou zahrnuté všechny. Dvě povinnosti ale zůstávají vždy: vést záznamy o příjmech a evidenci pohledávek z této činnosti (§ 7 odst. 8 zákona o daních z příjmů). Plátce DPH se ani s paušálem nevyhne evidenci pro DPH a uchovávání daňových dokladů po deset let (§ 100 a § 35 odst. 2 zákona o DPH). Kdy se podnikatel plátcem stane, rozebírá článek Kdy se stanete plátcem DPH. Paušál přitom nevylučuje účetnictví: kdo je účetní jednotkou, počítá pro paušál s příjmy, které by měl, kdyby jí nebyl (§ 7 odst. 8). Kdy se paušál vyplatí, rozebírá článek o paušálních výdajích.

Sazby a stropy platí k září 2026. Kdo si za daný rok zvolí paušál, nemůže se u něj zpětně vrátit ke skutečným výdajům (§ 7 odst. 7). Pro další roky se způsob měnit dá, při změně se ale upravuje základ daně za předchozí rok (§ 23 odst. 8 zákona o daních z příjmů). Čtyřicet procent si nemohou uplatnit společníci veřejné obchodní společnosti a komplementáři komanditní společnosti na svůj podíl ani autoři na honoráře za příspěvky do novin, časopisů, rozhlasu a televize do 10 000 Kč měsíčně od jednoho plátce, které se daní srážkou.

Pozor také na záměnu s paušálním režimem: kdo v něm splní zákonné podmínky, má daň rovnou paušální dani a procenta výdajů při výpočtu daně neuplatňuje. Sazba, kterou by uplatnit mohl, ale rozhoduje o tom, do jakého pásma se vejde (§ 2a odst. 5). Záznamy o příjmech v režimu vede ten, kdo má příjmy s různou výší paušálu, aby doložil výši rozhodných příjmů (§ 7a odst. 1 a 8); ostatní musí umět doložit, že podmínky režimu splnili. Kdo podmínky nesplní — třeba se stane plátcem DPH nebo jeho příjmy přesáhnou i limit nejvyššího pásma —, podává přiznání a potřebuje k němu daňovou evidenci, účetnictví, nebo záznamy k paušálním výdajům.

Jednoduché účetnictví je něco jiného

Název mate: jednoduché účetnictví není daňová evidence pro živnostníky, ale zvláštní režim jen pro pět skupin neziskových organizací: spolky (i pobočné), odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti (včetně jejich evidovaných právnických osob) a honební společenstva. Musejí splnit podmínky (nejsou plátci DPH a jejich příjmy ani majetek nepřesahují 3 miliony korun, počítáno podle pravidel zákona) a místo závěrky sestavují dva jednoduché přehledy (§ 1f a § 13b zákona o účetnictví). Živnostník ani s.r.o. do něj nemohou.

Podobná past je „zjednodušený rozsah" účetnictví. Běžné s.r.o. si ho vybrat nemůže. Mohou ho vést fyzické osoby, které účetnictví vedou, a z právnických osob jen vyjmenované formy (spolky, společenství vlastníků jednotek, bytová družstva, obecně prospěšné společnosti, církve a další), vždy jako mikro nebo malá účetní jednotka bez povinného auditu. Příspěvkovým organizacím ho určuje zřizovatel (§ 9 odst. 3 a 4 zákona o účetnictví).

A co nový zákon o účetnictví?

Zatím nic nemění. Nový zákon o účetnictví je stále jen návrh ve Sněmovně (sněmovní tisk 63, stav podle psp.cz k 11. září 2026) a většina z něj má platit od 1. ledna 2028 (§ 286 návrhu). Pro živnostníky by přinesl velkou změnu: vládní návrh počítá s tím, že podnikající fyzická osoba bude účetní jednotkou, jen když se tak sama rozhodne — povinnost kvůli zápisu v obchodním rejstříku nebo obratu nad 25 milionů by zmizela (§ 5 návrhu a důvodová zpráva k němu). Výjimky by zůstaly, třeba u příjemců peněz z veřejných rozpočtů nebo u kandidujících volebních stran (§ 281 a § 5 odst. 1 návrhu). Kdyby prošel v této podobě, povinný přechod jako v Markově příkladu by nejspíš odpadl. Ve Sněmovně se ale návrh ještě může změnit, a dokud neprojde a nezačne platit, řídíte se pravidly z tohoto článku — stejně jako u chystané elektronické evidence tržeb je velký rozdíl mezi „projednává se" a „platí".

Časté otázky

Musí s.r.o. vést účetnictví, i když nic nevydělává? Ano. Firma je účetní jednotkou od vzniku do zániku bez ohledu na obrat (§ 1 odst. 2 a § 4 odst. 1 zákona o účetnictví).

Můžu jako živnostník přejít na účetnictví dobrovolně? Ano. Účetnictví pak vedete od začátku dalšího účetního období, nebo hned od zahájení podnikání. Skončit s ním ale můžete nejdřív po pěti účetních obdobích po sobě, dřív jen s koncem podnikání (§ 1 odst. 2 písm. f) a § 4 odst. 4 a 7 zákona o účetnictví).

Je daňová evidence totéž co jednoduché účetnictví? Není. Daňovou evidenci vedou kvůli dani z příjmů živnostníci a další OSVČ, jednoduché účetnictví je režim zákona o účetnictví jen pro vybrané neziskovky (§ 7b zákona o daních z příjmů, § 1f zákona o účetnictví).

Režim, který vedete, neovlivňuje jen množství papírování, ale i to, kdy se příjem promítne do daně. Když si nejste jistí, kam patříte, nebo se blížíte k některé hranici, vyplatí se to probrat dřív než na konci roku. Kdy se vyplatí externí účetní, rozebírá článek o vedení účetnictví; co pro klienty děláme, najdete na stránce účetnictví.